Dotega: WEG-Selbstverwaltung per Online-Plattform mit automatisierter Buchhaltung

Die Plattform dotega bietet Wohnungseigentümergemeinschaften ein digitales Konzept für die Selbstverwaltung an. Das Modell richtet sich an WEGs, die keine klassische Hausverwaltung beauftragen wollen oder können – besonders kleine und mittelgrosse Gemeinschaften zwischen zwei und 30 Einheiten, die zunehmend Schwierigkeiten haben, überhaupt einen externen Verwalter zu finden. Ein internes Mitglied übernimmt die Rolle des Verwalters und bedient die Software, während alle Eigentümer eigene Online-Zugänge erhalten. Vorkenntnisse seien laut Anbieter nicht erforderlich.

Welche Funktionen bietet die Online-Plattform?

Dotega setzt auf eine zentrale digitale Infrastruktur für alle wesentlichen Aufgaben der WEG-Verwaltung. Die Plattform umfasst folgende Kernfunktionen:

Lina Albert, Co-Founderin von dotega, sagt dazu: „Viele WEGs fühlen sich der klassischen Hausverwaltung ausgeliefert – vor allem wegen intransparenter Abläufe, die schnell ein echtes Ohnmachtsgefühl erzeugen. Das hören wir immer wieder von Eigentümergemeinschaften. Mit unserer Software für Selbstverwaltung drehen wir das um: Die Eigentümer behalten die volle Kontrolle, während dotega die Prozesse im Hintergrund strukturiert, automatisiert und rechtlich absichert."

Für welche WEGs eignet sich Selbstverwaltung?

Das Konzept richtet sich besonders an Gemeinschaften in bestimmten Situationen: kleine bis mittelgrosse WEGs, die keinen geeigneten Verwalter finden; Eigentümer, die mit der bisherigen Verwaltung unzufrieden sind und mehr Einblick wünschen; engagierte Miteigentümer, die Verantwortung übernehmen wollen, aber nicht alles manuell erledigen möchten; sowie WEGs, die Verwaltungskosten senken und gleichzeitig professioneller arbeiten möchten.

Anders als klassische Hausverwaltungen oder digitale Vollverwaltungen, bei denen externe Dienstleister die Aufgaben übernehmen, bleibt die Kontrolle bei der Gemeinschaft selbst. Die Plattform übernimmt die Struktur, Automatisierung und rechtliche Absicherung, während die operativen Entscheidungen in der Hand der Eigentümer liegen. Das unterscheidet sich auch von Aareon und anderen Property-Management-Systemen, die meist für professionelle Verwalter konzipiert sind.

Wie funktioniert der Wechsel zur digitalen Selbstverwaltung?

Dotega begleitet WEGs in vier Schritten: Zunächst erfolgt eine Bestandsaufnahme – welche Unterlagen, Einheiten, Konten und Verträge liegen vor? Anschliessend fasst die Eigentümergemeinschaft einen Beschluss über den Wechsel zur digitalen Selbstverwaltung; hierfür genügt eine einfache Mehrheit. Dotega stellt dafür rechtssichere Vorlagen bereit. Im dritten Schritt wird der bisherige Verwalter rechtssicher abberufen, Unterlagen und Kontoinformationen übergeben. Schliesslich erfolgt das Onboarding: Konten werden angebunden, Stammdaten eingepflegt, erste Abrechnungen und Dokumente im System erstellt.

Während des gesamten Prozesses steht jeder Gemeinschaft ein fester, zertifizierter dotega WEG-Experte oder eine zertifizierte dotega WEG-Expertin zur Seite. Das soll Unsicherheiten beim Übergang reduzieren – ein Aspekt, der gerade für kleinere Gemeinschaften entscheidend sein dürfte.

Rechtliche Absicherung und Haftpflichtversicherung

Bei der WEG-Selbstverwaltung müssen Abläufe klar strukturiert und Beschlüsse nachvollziehbar dokumentiert werden. Die Software unterstützt die Gemeinschaft dabei mit standardisierten Prozessen, geprüften Vorlagen und automatischen Plausibilitätschecks. Im dotega-Abonnement ist ausserdem eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung für die WEG enthalten. Diese deckt beispielsweise ab, wenn der interne Verwalter im Urlaub ist und eine Rechnung dadurch verspätet bezahlt wird, wodurch eine Mahngebühr entsteht.

Drei Modelle im Vergleich: klassisch, digital, eigenverwaltet

Für Eigentümergemeinschaften stehen heute drei Grundmodelle zur Verfügung. Die klassische Hausverwaltung übernimmt alle Aufgaben extern, meist mit zunehmendem Kostendruck und begrenzten Kapazitäten. Für die WEG bedeutet das oft wenig Selbstbestimmung, weil zentrale Prozesse und Informationen beim Dienstleister liegen. Die digitale Vollverwaltung kombiniert Online-Portale mit einem Backoffice aus Buchhaltung und Rechtsexperten – die Transparenz ist höher, aber die Abhängigkeit von einem Dienstleister bleibt bestehen, häufig mit hohen laufenden Kosten.

Die Online-Hausverwaltung zur Eigenverwaltung, wie sie dotega anbietet, setzt auf WEG-Eigenverwaltung. Die Eigentümer verwalten ihre WEG selbst, während die Software Abläufe automatisiert und rechtlich absichert. Welches Modell passt, hängt von Grösse, Engagement und gewünschter Unabhängigkeit der Gemeinschaft ab. Für viele kleine und mittlere WEGs wird die Online-Hausverwaltung in Selbstverwaltung zunehmend zur attraktivsten Option – auch weil sich Kosten, Transparenz und Entscheidungswege damit besser steuern lassen.

Auswirkungen auf die Immobilienverwaltung

Die Digitalisierung der Hausverwaltung verschiebt die Rollenverteilung in der Wohnungswirtschaft. Während klassische Verwalter zunehmend auf grössere Portfolios fokussieren oder kleine WEGs ablehnen, entstehen digitale Alternativen für die Lücke im unteren Marktsegment. Das betrifft nicht nur die Verwaltung selbst, sondern auch das Hausgeld und die Transparenz gegenüber Eigentümern.

Ob sich das Modell der Selbstverwaltung in der Schweiz etabliert, hängt auch von den kantonalen Handelsregister-Anforderungen und der Akzeptanz bei Banken ab. In Deutschland gibt es bereits eine wachsende Zahl von WEGs, die nach eigenen Lösungen suchen – die Nachfrage nach Stichworten wie „Hausverwaltung in Eigenregie" oder „WEG Selbstverwaltung Software" nimmt laut dotega zu.

Für die Wohnungswirtschaft bedeutet das: Die klassische Hausverwaltung bekommt Konkurrenz – nicht durch andere Dienstleister, sondern durch Technologie, die den Eigentümern mehr Kontrolle gibt. Wie sich das langfristig auf die Qualität der Verwaltung, die Property-Management-Software-Landschaft und die rechtliche Praxis auswirkt, wird sich in den kommenden Jahren zeigen.

Quellen