Viele Vermieter verwechseln die Vorschussabrechnung ihrer Hausverwaltung mit steuerrelevanten Unterlagen – ein kostspieliger Fehler. Die Abrechnung der Nebenkosten-Vorauszahlungen ist bloss eine Verwaltungsleistung, nicht Grundlage für die Steuererklärung.
Das Problem: Vermieter übernehmen Zahlen aus der Vorschussabrechnung direkt in die Steuererklärung oder teilen sie dem Finanzamt mit, ohne zu prüfen, ob diese tatsächlich bezahlten und abzugsfähigen Kosten entsprechen. Die Vorschussabrechnung zeigt nur, was die Hausverwaltung monatlich eingezogen hat – nicht, welche tatsächlichen Betriebskosten angefallen sind.
Für die Steuererklärung zählen einzig die in der Nebenkostenabrechnung am Jahresende dokumentierten und bezahlten Betriebskosten. Differenzen zwischen Vorauszahlung und Abrechnung führen zu Guthaben oder Nachzahlungen – diese haben keine steuerliche Relevanz. Wer hier verwechselt, riskiert Beanstandungen durch die Steuerbehörden.
Hausverwaltungen empfehlen Immobilieneigentümern, bei Fragen zur Abgrenzung von Vorauszahlung und finaler Abrechnung früh nachzufragen. Eine klare Dokumentation bei der Steuererklärung spart Zeit und Ärger.
